采购是为购买材料，机器，设备，附件和工具而执行的一系列活动，措施和任务，以便顺利地执行工作订单流程。它是生产过程和市场之间的纽带。
为了使采购有利可图，必须考虑最佳数量和库存。此外，通过寻找更便宜的供应商和材料并涵盖采购成本，可以实现成本效益。
采购的主要目标是以尽可能低的价格定期供应生产：在合适的条件下，在合适的时间，从正确的来源和正确的服务中获得适当数量的所需材料。
为了成功完成所有这些流程并且没有错误，我们引入了一种特殊的解决方案 – 采购软件。它包括一系列涉及公共和所有其他采购流程的业务活动，以及所有相关的任务和要求。
采购软件包括企业的整个采购周期，从采购计划的制定和采用，处理采购请求，采购执行，收集和评估投标，选择最有利的投标，签约，监督采购的实现开始。以及采购计划和报告。
通常，采购软件的主要核心是用于管理和组织文档和业务流程的集成系统。该解决方案可在舒适和独特的用户环境中同时操作文档和关系数据。在采购案例中组织文档，并且在处理个人购买时，员工可以通过简单的用户界面轻松访问这些文档。
采购解决方案旨在通过处理采购订单，请购单和发票来简化和促进买卖程序。它自动化采购活动，控制和维护库存，确保计划和目标按预期进行。
什么是采购软件？
采购软件有助于自动化组织的采购功能。这些活动包括提高和批准采购订单，选择和订购产品或服务，接收和匹配发票和订单，以及通过电子方式支付账单。采购软件使采购部门能够查看所有订购的产品，确保在没有正确批准的情况下无需订购任何产品，并通过组合多个订单甚至让供应商为企业竞标来获得最佳价值。采购软件可帮助组织简化管理并节省潜在的长期成本。
什么是采购软件的类型
有几种不同类型的采购软件，所有这些都根据安装类型分为几组：基于云的和内部采购软件。
与内部部署解决方案相比，基于云的解决方案通常可提供适应性和性能。云平台可以动态地适应需求和要求，并且还为用户分配补充处理能力。在移动性方面，内部部署系统需要额外的服务和工具投资，而云解决方案则提供移动功能，无需额外的成本和费用。
除此之外，采购软件还提供诸如支出分析，供应商发现，供应商信息管理，电子采购，电子采购，电子发票，完整套装等功能。
根据公司的需求，业务要求和未来目标，可根据许可模式提供多种类型的采购软件：
- 开源采购：这些是源代码可用的开源软件。
- 免费的专有采购：这些是功能齐全的专有采购软件的有限版本。
- 专有采购：采购软件的全付费版本，可在云或独立客户端服务器架构中使用。
采购软件的基本特征是什么？
采购软件是一种基于互联网的软件应用程序，使最终用户能够根据公司购买规则从批准的电子目录中购买商品。采购软件在此过程中捕获必要的采购数据。最终用户从供应商目录中选择商品的选择将自动通过必要的审批流程和协议进行路由。采购软件提供的功能包括：目录和订单管理，资产管理和库存，报告，计费管理，服务台，供应商管理，报价请求，采购合同，批准，请购单，物料收据，供应商账单，实时预算，风险管理和财务会计整合。
- 目录和订单管理：它为所有产品提供一个集中目录，并减少管理员的工作量。
- 资产管理和库存：它迅速批准请求，自动化通知并确保遵守组织战略，法规和政策。
- 报告：只需单击即可累积复杂报告; 自定义报告开发。
- 结算管理：它可以有效地防止欺诈/重复，并上传发票以生成特定订单。
- 帮助台：它提供自动化的自助服务门户以及随时可访问的基于Web的方法，以解决可能的冲突。
- 供应商管理：管理供应商关系最终使用户能够控制和跟踪供应商绩效。
- 报价请求：创建采购合同和工作流程; 最新信息。
- 购买合同：能够自动激活合同; 清晰洞察交易和商业合规性。
- 认证：简单的认证或更高级的认证以及可定制的工作流程; 电子邮件驱动的通知。
- 申请：它提供复杂的工作流程批准和自动路由。
- 物品收据：它保持了运营效率，并且易于分发信息。
- 供应商账单：它有助于完成支付周期并允许自动验证。
- 实时预算：它可以跟踪目标的当前支出，并在批准之前预测预算影响。
- 风险管理：成功管理风险并为组织带来更多好处。
- 财务会计集成：与各种会计软件包集成。
- 企业可见性：实时准确地洞察商品的流动。
- 供应商审核：审核验证满足期望并确保质量。
- 二次采购：它为意外情况提供保险。
- 供应商关系管理：它记录审计，调查结果和纠正措施，并将供应商，业务和相关人员联系起来。
- 信用卡支持：与支付处理器集成，无需在参与者之间建立单独购买的信用。
- 全面交付：它提供包含所有订单信息的整体装运说明。
- 明智的供应商评估：它可以帮助您避免不可靠的供应商，并建议优秀的供应商。
- 即时消息：简化机密信息的交换，降低纠纷和沟通错误的风险。
- 卓越的谈判：它确定最佳交易并建立理想的收购条款。
- 预定义的送货地址：它向供应商提供有关送货地点的所有必要信息。
- 智能类别管理：它按典型特征和特征对项目进行累积和分类。
- 多级管理：所有部门级别都可使用的数据库。
- 信息项目数据库：它可以帮助您组织具有完整和精确细节的产品和服务。
采购软件的好处是什么？
- 提高效率：它可以带来更有利可图的采购，并有助于避免成绩不佳的供应商。
- 显着节省：提供对支出和预算的更好洞察，并允许公司利用折扣或保证。
- 集中化：组织的每个部分都遵循相同的程序和策略。
- 减少错误：减少错误，确保新订单正确的机会更大。
- 消除文书工作：以电子方式保存和存储数据。
- 交易速度：由于消除了不必要的流程，提高了交易速度，缩短了采购周期。
- 支出控制：它提供了防止未经授权支出的机制。
- 与财务预算流程保持一致：确保跟踪和报告节约。
- 与文档管理系统完全自然地集成。
- 引入完整采购流程的自动化，从采购计划开始，通过提交和处理采购请求，实施公共采购和实现监测。
- 明确，独特和可扩展的投标评估方法。
- 通过更快地分配工作任务和定义单个活动和整个流程的执行截止日期来节省时间。
采购软件的最新趋势是什么？
采购软件行业的最新主要趋势是：
- 间接采购：它鼓励并支持决策流程，并为团队提供有用的分析，帮助企业制定基于数据的智能决策。
- 自助服务工具：使用户能够传达他们的需求，提高客户满意度并降低管理成本。
- 无数交易解决方案支持的模式：它旨在控制和管理公司间接支出的大部分。
- 端到端采购技术：主要目标是加强和加强客户 – 供应商协作。
可以选择免费的采购软件吗？
采购软件具有许多功能，可以通过提高效率来帮助您的企业取得成功，但这可能会很昂贵。有很多免费的采购软件。有两类免费采购软件：免费开源采购软件和限量版的专有采购软件。
如果您的公司中有开发团队，并且想要在其上试用产品或构建新的特性和功能，那么免费的开源采购软件是一个不错的选择。您需要花时间进行设置和运行。
专有采购软件的有限版本是一种很好的方式，可以在进行大量投资之前查看它是否对您的企业有用，但这些软件有限制。来自专有产品公司的免费限量版本将使您在长期内更容易升级，并帮助您确定该公司的解决方案是否符合您的要求。
自由限制版本的专有采购软件也有缺点。这些有限的版本在功能齐全的付费版本中没有几乎可用的功能，并且存在诸如功能和功能的数量，模块，存储限制，报告数量，有限的数据集成选项以及数量的限制。你可以拥有的用户。免费版本也提供有限的支持选项。
如何选择合适的采购软件
有许多采购软件平台可供使用，因此，为了为您的公司选择合适的平台，以下是一些关键考虑因素：
- 支持：这是选择新系统的关键参数之一。支持是获得足够投资回报（ROI）和长期业务发展的关键问题。此外，在选择新系统时应该包括在标准中的重要事项之一是非常广泛的支持生态系统和更换供应商的能力。
- 定制：为了长期使用软件，有可能进一步调整公司的特定需求。
- 探索优惠：彻底分析软件公司及其提供的内容 – 考虑实施范围，培训模式，后续技术支持。
- 报告和计划：软件应能够根据所选参数生成特定时间段的报告，并且最少花费您的时间，以便能够监控您的业务并准确检查业务的各个方面。
- 业务要求：评估业务需求并考虑最佳解决方案。